Aqui na Lojacorr, nós temos experiência de acompanhar corretoras de seguros por muito tempo, dando o suporte de backoffice necessário. E acredite: a gente sabe o trabalhão que dá fazer as várias atividades burocráticas que envolvem a corretagem. É pedir muito a qualquer pessoa!
Afinal, se o corretor não consegue manter a parte burocrática rodando suavemente, o foco em adquirir novos clientes se dissipa, o que pode resultar em uma enorme quantidade de receita e lucro perdidos.
Felizmente, há algumas coisas que você pode fazer para manter um backoffice sólido e sustentável, te ajudando a tirar um pouco do estresse de administrar o negócio. Contudo, sem gastar uma tonelada de dinheiro.
Quem é corretor da Lojacorr sabe o que é ter um backoffice incrível rodando: gestão completa da carteira, acesso automatizado às seguradoras, acompanhamento de sinistralidade e pagamentos de parcelas dos segurados na palma da mão.
No entanto, pode ser que você ainda não esteja pronto. Ou mesmo não vê como sua corretora se encaixaria numa parceira com a gente. E não tem problema!
É por isso que desenvolvemos, então, esse guia: democrático e acessível para qualquer corretora de seguros, você pode começar o seu backoffice com a ajuda de algo simples, como uma nova planilha que você deseja.
Então, vamos lá?
No resumo abaixo, você pode ir diretamente aos tópicos que quer ler.
1. Como construir um incrível backoffice
2. Comece com uma planilha
3. Aproveite o poder da tecnologia
4. Implementar um CRM
5. Foco nos clientes
Por que ter um backoffice para sua corretora de seguros?
Qual é o sentido de ter um backoffice na sua corretora de seguros? É uma ferramenta onde permite que você seja um parceiro de negócios melhor e mais atento.
Como corretor de seguros, portanto, a forma como você interage com seus clientes é fundamental para a forma como eles percebem você e sua corretora. Pois acaba por movimentar novos negócios. Então, se você não for organizado e eficiente, seus clientes começarão a se sentir frustrados e ressentidos. O que acaba se transformando em menos clientes.
Contudo, quando você tem dedicação total aos seus clientes e foca exclusivamente em vender apólices e cuidar de cada segurado, sua corretora ganha uma vantagem competitiva alta no mercado. Afinal, a figura do corretor é de uma importância genuína para os segurados, que se sentem mais confiantes ao contratar seguros com o apoio de um ser humano.
No entanto, não dá pra fugir das tarefas burocráticas, né?
Você vai precisar fazer a cotação em diversas seguradoras, vai precisar transmitir os pagamentos, informar os pagamentos para a seguradora, emitir notas fiscais, acompanhar sinistros e pagamentos dos seus segurados.
Pode parecer pouca coisa com uma base de clientes pequena. Mas e quando isso escala? Como gerenciar dezenas, centenas ou milhares de segurados?
E é por isso que um backoffice bem estruturado na sua corretora de seguros pode te salvar horas de trabalho.
Então, vamos ver como você pode começar sem muitos investimentos!
Comece com uma planilha
Embora uma planilha não seja a melhor opção para todas as corretoras, para quem está começando a se organizar, contudo, pode ser uma verdadeira mão na roda.
Uma nova planilha é simples de criar e fácil de manter. Você pode torná-la única para começar e usá-la como um modelo para futuras informações de backoffice. A planilha possui algumas seções diferentes. E cada uma ajuda a acompanhar peças específicas de informações para um cliente específico.
Assim, algumas dicas que podemos te dar logo de cara:
- Aula Introdutória da Karine Lago sobre Excel (Aliás, a galera de dados aqui da Rede Lojacorr é fã da Karine!)
“Mas e se eu não puder pagar pelo Excel?”
Não tem problema. Estes cursos introdutórios do Excel vão te ajudar a mexer, também, no Google Planilhas, que é gratuito para qualquer pessoa com uma conta Google.
E se você não tem familiarização com planilhas, contudo, não é um problema. Embora Excel e Google Planilhas sejam ferramentas com recursos avançados, o acompanhamento de clientes, apólices, pagamentos e notas fiscais não é nem um pouco difícil e há uma infinidade de materiais gratuitos na web que te ensinam a mexer no básico destes dois softwares.
Quando você começa a usar uma planilha, você precisa ter algumas coisas básicas em mente. Como quantos clientes você tem e suas informações. Quantas apólices cada cliente tem. E você pode usar uma guia da planilha para fazer uma lista de cada apólice. Depois de ter uma lista de todas as apólice, então, você deve ter certeza de adicionar as informações sobre o que cada política cobre.
Uma planilha é uma das melhores maneiras de acompanhar informações importantes. Ele pode ajudá-lo a organizar todos os dados da sua empresa. Esses dados podem incluir qualquer tipo de informação.
Alguns dos tipos mais comuns de informações que você pode querer armazenar em uma planilha são dados financeiros, dados de contato e dados do cliente. Por exemplo, você pode usar uma planilha para acompanhar quanto dinheiro seus personalizadores gastam em seus produtos e serviços. Também é bom ter informações sobre os contatos de seus clientes, incluindo seu nome, endereço de e-mail, número de telefone, número de fax, endereço e quaisquer outras informações que possam ajudá-lo a manter contato com eles.
Abaixo, o que nós recomendamos que você tenha em sua planilha, imprescindivelmente.
1. Inclua todas as informações pessoais de seus contatos
Todos os dados da planilha ajudam você a verificar os detalhes de cada apólice do cliente e alterá-las de acordo. Isso inclui todos os dados pessoais relevantes, como nome, endereço e números de contato.
2. Liste os diferentes produtos de seguro que você oferece e seus respectivos preços
Uma das maneiras mais comuns utilizada pelas companhias de seguros ganharem dinheiro é por meio de prêmios. Os prêmios de seguro são as taxas que os consumidores pagam às suas seguradoras para cobertura. Os prêmios podem variar muito dependendo do tipo de apólice, da quantidade de cobertura, da empresa e de outros fatores.
Assim, a tabela não é apenas para listar os produtos. Também pode ser usado para listar todos os serviços que o provedor de seguros oferece, juntamente com os prêmios do seguro. Isso ajudará sua corretora a entender claramente do que cada um desses produtos e serviços se tratam. Também ajuda a dar uma melhor compreensão ao cliente sobre os serviços que vão ser prestados.
3. Configure várias contas para cada cliente e adicione quantas contas você precisar para acompanhar as informações de cada um
Quando falamos de uma conta, estamos falando de um registro de apólice. Cada apólice de cada cliente representa uma conta, um negócio diferente.
Em caso de reclamação, uma pessoa com a apólice teria que assinar uma declaração para dizer quanto o veículo foi danificado e quanto dinheiro o segurado estava reivindicando.
Eles também teriam que enviar à seguradora uma cópia de sua apólice e os documentos de registro do veículo. A seguradora então pegaria esses documentos e pesquisaria o banco de dados de todas as apólices dos outros clientes para ver se eles tinham alguma reivindicação nesse período.
É por isso que é importante configurar uma conta separada para cada cliente que você pode manter no arquivo. Se a apólice de um cliente não estiver mais ativa, ela precisa ser excluída do banco de dados.
4. Mantenha todos os documentos relacionados a cada conta em uma pasta online e vincule-os em sua planilha
Quanto mais informações você puder reunir sobre seus clientes, melhor.
Com isso, você mantém todos os documentos relacionados a cada conta em uma pasta on-line e pode vinculá-los em sua planilha para o seu backoffice para que você possa consultá-los quando precisar. Esses documentos são fundamentais porque eles te dão um ponto de partida para se relacionar com seus clientes da forma mais transparente possível.
5. Acompanhe todas as suas faturas, pagamentos e receitas na mesma planilha
A principal razão pela qual os corretores de seguros são bem sucedidos é que eles acompanham suas receitas e despesas em uma planilha. Dessa forma, eles podem ficar de olho no fluxo de caixa que vem, e ter certeza de que eles estão recebendo o dinheiro que eles precisam para crescer seus negócios e seus resultados. É importante saber que seu planejamento contém a planilha mais organizada e eficiente possível.
6. Você pode ter um sistema que faz isso por você
A maioria das corretoras de seguros mantém seus registros em planilhas e usa o Word ou Excel para criar faturas e extratos, ou simplesmente registrar os detalhes de uma transação manualmente.
Esse método de contabilidade pode dificultar o acompanhamento de todas as transações e receitas geradas pelo seu negócio.
Então, sim: você pode começar com uma planilha. Mas, em algum momento, isto pode começar a ficar trabalhoso demais.
Se você é corretor da Rede Lojacorr, sabe como isso te poupa horas e mais horas de serviço e o quanto você pode se dedicar aos seus clientes.
E isso se dá numa junção de tecnologia + serviço humanizado, que muda completamente o jogo de gestão de carteira de seguros.
O tópico abaixo vai tratar exatamente de como você pode alavancar tecnologias poderosas para automatizar processos manuais e burocráticos.
Use a tecnologia no backOffice a favor da sua corretora de seguros
Você sabe o que precisa, agora é hora de aproveitar a tecnologia para automatizar as tarefas que você pode tirar do caminho. Isso liberará seu tempo para ser mais produtivo com o que realmente interessa: seus clientes.
O backoffice de uma corretora de seguros normalmente inclui todas as tarefas administrativas que são necessárias para executar a empresa sem problemas. Essas tarefas administrativas podem ser qualquer coisa. Desde processar sinistros, inserir os dados dos clientes em uma planilha ou sistema e até gerenciar os pagamentos.
Ao se concentrar em melhorar essas tarefas importantes, você terá uma ideia melhor de como tornar o seu negócio mais eficiente. A maneira como você vai conseguir isso é automatizando e agilizando cada processo para economizar tempo e dinheiro.
É difícil para um humano gerenciar todas as informações em um negócio. Quando falamos de seguros, complica um pouquinho mais. Afinal, estamos falando de diversos detalhes, como coberturas, sinistros, prêmios etc.
Com tantas coisas para gerenciar, uma das coisas que imediatamente geram preocupação é: podem acontecer erros humanos. E quanto mais gente envolvidas em inserir e alterar informações, a quantidade de erros humanos pode ser fatal.
É por isso que a tecnologia tem o poder de mudar radicalmente a maneira como você opera o backoffice.
Veja algumas das coisas que é possível fazer.
1. Processos automáticos de renovação de seguros
Se o cliente está satisfeito com o seguro que contratou, se sabe que é a melhor opção e a com o melhor custo-benefício, é muito difícil que ele não renove.
O problema? Com tantas opções no mercado, ele claramente vai procurar por coisas melhores quando for a hora da renovação.
É por isso que sua corretora de seguros deve se antecipar e, com um backoffice automatizado, isso pode te poupar horas de trabalho (e aumentar seus lucros a cada renovação).
Este processos automáticos incluem:
- Lembretes automáticos de renovação via e-mail, WhatsApp ou outras plataformas de mensagens;
- Cotações automáticas via multicálculo alguns meses antes da renovação do cliente vencer.
Com estas duas automações de backoffice no lugar, fica muito mais fácil orientar o cliente e cumprir o papel fundamental do corretor de seguros como um verdadeiro consultor de proteção.
Na Rede Lojacorr, nossos corretores contam com o poderoso BrokerOne para acompanhar cada passo do cliente em suas apólices.
2. Crie cotações perfeitas e precisas para seus clientes de seguros
Quando você está construindo uma apólice, você tem que ter certeza de que você pode comunicar seus pontos de forma clara e precisa.
Contudo, a forma como comunicamos as apólices de seguro mudou significativamente nos últimos anos.
Há duas razões principais para isso. Em primeiro lugar, a internet e as mídias sociais significam que agora é fácil comparar preços, e também ver os termos completos da política, incluindo exclusões e condições. Em segundo lugar, a grande oferta de produtos de seguros surgindo todos os dias.
Desta forma, acaba sendo um trabalho grande ter que fazer cotações manuais em cada seguradora para encontrar a melhor solução para o seu segurado.
É aí que entra uma das ferramentas mais incríveis que os corretores de seguros puderam experimentar: o multicálculo.
O multicálculo de seguros pode, em minutos, trazer a cotação de determinados produtos de seguros (especialmente os de varejo) em várias seguradoras, comparando coberturas e prêmios, oferecendo a melhor solução para o cliente naquele momento.
Apesar de não estar atrelado diretamente ao backoffice de sua corretora de seguros, uma solução de multicálculo pode gerar ganhos expressivos de tempo, servindo ao mesmo propósito de um backoffice automatizado: foco nos clientes.
Corretores da Rede Lojacorr também contam com um poderoso multicálculo já integrado com a plataforma de gestão.
E se você quer saber mais sobre multicálculo, preparamos um artigo detalhando a solução aqui.
3. Reduza os custos operacionais com uma tecnologia de backoffice em sua corretora de seguros
Há uma enorme diferença entre uma tecnologia de backoffice como o Office 365 e uma solução SaaS que faz toda a gestão de backoffice para você. Uma corretora de seguros que investe no primeiro poderia economizar algumas centenas de horas por ano, mas esta última economizaria milhares.
Isso para não falar da economia financeira, que é mais complexa de calcular, a depender de cada operação de corretora de seguros.
Mas vamos fazer um exercício: se você gastava 1000 horas por ano em tarefas burocráticas e, com um sistema automatizado, passa a operar apenas 100 horas, as 900 horas restantes podem ser exclusivamente dedicadas aos clientes.
Essas economias vêm de uma série de fatores, como a capacidade de fazer operações de backoffice a taxas mais baixas, não há necessidade de suporte de TI, menos entrada de dados e melhor visibilidade em todo o negócio.
Com tecnologia certa para sua corretora de seguros, você pode:
Configurar um único ponto de contato para todos os clientes para ajudá-los a escolher planos de seguro.
Usar as políticas certas para reduzir sinistros e reduzir perdas.
Usar análises preditivas para prever e evitar fraudes de sinistros.
Analisar as relações com o cliente para saber quando renovar e quando cancelar.
Integrar dados e processos a partir de múltiplas fontes
Manter um melhor controle das transações comerciais
Garantir o cumprimento das leis e regulamentos internos e externos
4. Melhore o atendimento ao cliente em sua corretora de seguros com a tecnologia de backoffice
Se você tem tentado encontrar uma maneira de melhorar o atendimento ao cliente de seus clientes atuais, aqui está uma ótima oportunidade para você mudar isso.
O seguro é uma das coisas mais complicadas de se entender. Clientes precisam da figura do corretor para sentirem-se seguros e precisam compreender o que afeta suas vidas diretamente, não todos os detalhes jurídicos e processuais.
É por isso que, uma vez que você esteja atuando como uma corretora de seguros em massa e tenha seu backoffice no lugar, o atendimento ao cliente vai surgir inevitavelmente.
Atender seus clientes de seguros é uma função não só importante, como vital. Sabe porquê? Porque seguros são complicados. O que acontece se você, segurado, se vê em um acidente de carro e demora horas para conseguir falar com seu corretor ou seguradora para acionar o sinistro?
Você não ia ficar feliz, não é mesmo?
Um valor que defendemos na Rede Lojacorr é o cliente. E ter todas as informações antecipadamente para auxiliar seu cliente em momentos difíceis é um grande diferencial.
Você pode começar com ferramentas simples de chat online no seu site, ou mesmo um número de WhatsApp para atender seus clientes de maneira imediata.
Conforme sua corretora cresce, você vai ter mais clientes e ficará praticamente impossível atender seus clientes por um único número de WhatsApp.
Aqui na Rede Lojacorr, em conjunto com o backoffice, nós disponibilizamos nosso time para te apoiar em diversos momentos da jornada do seu cliente. Pois, se ele precisa de apoio, você também! E nossa tecnologia em conjunto com serviço te apoiam quando você precisar.
CRM aliado no Backoffice da sua corretora de seguros
CRM é a sigla para Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com Clientes.
Em geral, é um sistema de gestão que atua desde a prospecção de clientes até o fechamento, mas pode também ser um sistema de gestão do pós-venda.
Na Rede Lojacorr, a Central de Negócios e o BrokerOne apoiam os corretores de seguros especialmente na etapa de pós-vendas, com toda a gestão de carteira unificada.
Desta forma, a conciliação de pagamentos com as seguradoras, as parcelas de pagamento dos clientes, os avisos de sinistro e o repasse de comissões estão completamente automatizados, cabendo ao corretor apenas acompanhar a gestão.
Uma outra ferramenta que os CRMs em geral proporcionam é a gestão e geração de leads, de contatos para prospecção.
Ferramentas gratuitas como o RD Station CRM, o Hubspot CRM e o Agendor (limitadas por número de usuários ou processos) podem auxiliar drasticamente sua operação de prospecção, com acompanhamento diário das tarefas necessárias para avançar clientes pelo seu funil de vendas.
Confira abaixo 15 funcionalidades de um CRM para corretoras de seguros que podem te ajudar:
1. Use seu software de CRM para coletar os dados de seus clientes e construir uma experiência mais personalizada para eles.
2. Use seu software de CRM para segmentar seus clientes em diferentes grupos e criar campanhas personalizadas.
3. Rastreie e documente as conversas que você tem com seus clientes para que você possa entender melhor o que está funcionando para eles.
4. Rastreie e meça o sucesso de cada cliente na condução dos resultados desejados.
5. Use seu CRM para rastrear e automatizar seu processo de marketing.
6. Use seu CRM para gerenciar as cargas de trabalho da sua equipe, desde o agendamento até o rastreamento de tempo até o gerenciamento de employee.
7. Use seu CRM para manter um pulso em sua indústria e mantenha-se competitivo, comparando seus próprios números com seus concorrentes.
8. Use seu CRM para agilizar seu fluxo de trabalho e trabalhar de forma mais eficiente.
9. Use seu CRM para automatizar seus processos e economizar tempo.
10. Use seu CRM para se manter organizado.
11. Use seu CRM para agilizar suas operações e se mantenha organizado.
12. Use seu CRM para economizar dinheiro.
13. Use seu CRM para agilizar seu fluxo de trabalho e gerenciar melhor seu negócio.
14. Use seu CRM para acompanhar seus clientes.
15. Use seu CRM para organizar os dados do cliente e melhorar o atendimento ao cliente.
Foco nos clientes
Se você passou pelas planilhas, cresceu e automatizou seus processos com ferramentas e tecnologias adequadas, você sabe a maravilha que é poder determinar seu foco quase que exclusivamente aos clientes.
Isso vai acontecer por dois grandes processos: vendas e pós-vendas.
Durante as vendas, a utilização de um sistema de CRM de prospecção e multicálculo são de uma importância dramática para reduzir as horas de trabalho dedicadas a burocracia. Enquanto o CRM vai te permitir maior controle de suas prospecções, o multicálculo vai se dedicar a oferecer o melhor para os clientes.
Além disso, o acesso a um amplo mix de produtos de diversas seguradoras pode ajudar ainda mais na garantia do melhor negócio. E detalhe importante: enquanto a maioria dos corretores de seguros consegue atuar com uma média de 3 a 5 seguradoras, a Rede Lojacorr expande o acesso para mais de 50.
No lado do pós-vendas, o atendimento ao cliente e a gestão de apólices e segurados passa a ganhar muito mais destaque. Afinal, se você não precisar consultar cada apólice e cada segurado manualmente, fica muito mais fácil de se dedicar a resolver problemas.
O Backoffice para corretoras de seguros da Rede Lojacorr
Com tudo isso apresentado neste artigo completo, nós reservamos este último parágrafo para mostrar que temos uma solução que definitivamente pode te ajudar: a Rede Lojacorr.
Pois estamos há mais de 25 anos no mercado apoiando corretoras de seguros com uma poderosa rede que se retroalimenta de aprendizados. Mas, para as corretoras, o que é mais importante, nós oferecemos soluções reais para enfrentar problemas, especialmente no que diz respeito à gestão.
Nosso serviço de backoffice para corretoras de seguros automatiza todo o trabalho de repasse de comissões, conciliação com seguradoras e acompanhamento da vida do cliente e de suas apólices. Sabemos que a profissão do corretor de seguros é um trabalho de contém bastante complexidade.
Por isso, a verdade é que a Rede Lojacorr é muito mais que isso.
Em suma, te convidamos a conhecer nosso portfolio de serviços.
É só clicar aqui, preencher um formulário rápido e um de nossos consultores, sem compromisso, vai te mostrar o que podemos fazer pela sua corretora. Aproveite!
